Senast uppdaterad: 2019-02-24
För Östra Svealands Hundungdom är personlig integritet viktigt. Vi eftersträvar en hög nivå av dataskydd. I denna text förklarar vi hur vi samlar in och använder personuppgifter. Vi beskriver också dina rättigheter. Du är alltid välkommen att kontakta oss om du har frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter. Kontaktuppgifter står sist i denna text.
Vad är en personuppgift?
Personuppgifter är alla uppgifter om en levande fysisk person som direkt eller indirekt kan kopplas till den personen. Det handlar inte bara om namn och personnummer utan även om till exempel bilder och e-postadresser.
När lagrar vi personuppgifter och varför lagras personuppgifterna?
Vi lagrar personuppgifter i samband med olika aktiviteter såsom utbildningar och föreläsningar, vid U-DM, om du är medlem i styrelsen eller anställd alternativt inhyrd hos oss. Då du anmäler dig till en aktivitet hos oss så godkänner du också ett avtal som säger att vi får spara personuppgifter om dig. Det rör endast sådana uppgifter som är nödvändiga för oss, vi lagrar aldrig några uppgifter ”utifall att”. Uppgifterna lagras exempelvis för att kunna skicka ut information till dig och för att kunna söka bidrag för den aktivitet som du varit delaktig på.
Det kan också finnas andra orsaker till att uppgifterna lagras. Uppgifter till styrelsen finns för att klubbens medlemmar lätt ska kunna komma i kontakt med en styrelseledamot och resultat från U-DM sparas för att det är av historiskt värde för oss samt är nödvändigt vid kval till U-SM. Av säkerhetsskäl sparas en lista med namn på alla de som har en nyckel till distriktslokalen. Därutöver sparas bokföring och anställningsuppgifter för att lagen kräver så. Protokoll från styrelse- och årsmöten sparas eftersom de utgör en central del av föreningens verksamhet.
Vilka personuppgifter lagrar vi?
Vi lagrar endast personuppgifter som är till användning för oss i det specifika fallet, och strävar efter att hålla det till så få uppgifter som möjligt. Vad vi lagrar är därför väldigt olika beroende på vad för fall det rör sig om.
Vid anmälningar till olika aktiviteter eller om du är anställd så sparas namn, adress, personnummer, mail, telefon, klubbtillhörighet och allergier. Notera att allergi är en så kallad känslig uppgift och att vi därför är extra noga med vår hantering av just den. Vid resultat från U-DM sparas namn, klubbtillhörighet och resultat.
Har du en nyckel till distriktslokalen registrerar vi uppgifter om ditt namn, klubbtillhörighet, e-post och telefonnummer. Om du är styrelsemedlem sparas namn, e-post och telefon. I protokoll sparas styrelsemedlemmars namn samt eventuellt inhyrda instruktörers namn.
Är du inhyrd instruktör sparas fakturan i enlighet med Bokföringslagen. Anställs du av oss sparas personnummer, namn, adress och kontonummer (för att kunna betala ut lön).
På vilka sätt lagras personuppgifterna?
Hur personuppgifterna lagras är olika beroende vad för anledningen till lagringen som finns. Sättet som personuppgifterna lagras på styrs av säkerhet och hur föreningens arbete ser ut. I de flesta fall lagras uppgifterna i en molntjänst och i digital form på en av styrelseledamöternas datorer, men i vissa fall finns det också i pappersformat.
Vilka har tillgång till den lagrade personuppgiften?
I de flesta fall har hela styrelsen, men inga andra, tillgång till den lagrade uppgiften. Till aktiviteter har oftast bara den som arrangerar tillgång till uppgifterna, utöver Studiefrämjandet som tar in anmälan. Deltagarlistor till aktiviteter och utbildningar kan skickas ut till instruktören.
Bokföring och anställningsavtal har endast kassör och ordförande tillgång till. Vid bidragsansökningar har föreningens revisor tillgång till uppgifterna.
Delar vi uppgifterna med någon annan part?
Vi tar in våra anmälningar via Studiefrämjandet, och vi delar därför uppgifter kring deltagare på aktiviteter med dem. Medlemsinformation delar vi även med Sveriges Hundungdom centralt.
Hur länge lagrar vi personuppgifter?
Vi sparar aldrig uppgifter längre än vad som är nödvändigt. Resultat från U-DM sparas av historiska skäl så länge som föreningen finns kvar. Uppgifter kring innehavare av nyckel till distriktslokalen raderas då personen lämnar tillbaka nyckeln. Uppgifter kring styrelsemedlemmar eller kontaktpersoner på lokalklubbas raderas då personen avgår från sitt uppdrag. Efter att aktiviteten är avslutad och det inte längre finns någon anledning för oss att spara uppgifterna så raderas dessa.
Protokoll sparas så länge som föreningen finns kvar. Bokföring sparas fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Vad är dina rättigheter som registrerad?
Om vi lagrar personuppgifter kring dig har du enligt gällande lagstiftning ett antal rättigheter. Du har rätt till att få ett utdrag som visar vilka personuppgifter vi har registrerade om dig. Du kan begära rättelse av felaktiga uppgifter och i vissa fall radering.
Personuppgiftsansvarig
Om du har frågor om hur vi behandlar personuppgifter, kontakta Anna Rabe som är ansvarig för personuppgiftsfrågor. Henne når du på webmaster@oshu.se eller 076-219 98 65.
Ändringar i policyn
Vi kan komma att göra ändringar i vår integritetspolicy. Den senaste versionen av integritetspolicyn finns alltid här på hemsidan.